Os empregadores que dependem apenas dos livretos da operadora enfrentam exposição à auditoria DOL e possíveis penalidades sob a ERISA
A temporada de inscrições abertas produz rotineiramente novos livretos de operadoras, resumos de benefícios atualizados e certificados de cobertura revisados. Nenhum deles satisfaz as obrigações de documentação da Lei de Segurança de Renda de Aposentadoria do Empregado (ERISA) do empregador, e o final do ano é quando a lacuna entre o que as transportadoras fornecem e o que a lei exige tende a aumentar mais rapidamente.
De acordo com a ERISA, todos os planos de saúde e bem-estar patrocinados pelo empregador devem ser estabelecidos e mantidos sob um documento de plano escrito, e os participantes devem receber uma descrição resumida do plano (SPD) escrita de uma forma calculada para ser compreendida pelo participante médio do plano. Os livretos da transportadora descrevem a apólice de seguro. Não documentam o plano do empregador, tais como as suas regras de elegibilidade, períodos de carência, disposições de financiamento ou as disposições específicas do empregador que a ERISA exige. Essa responsabilidade permanece com o patrocinador do plano.
Quando as atualizações são acionadas
Uma mudança de transportadora, uma mudança na partilha de custos dos funcionários, um novo benefício adicionado ou eliminado, uma mudança nas regras de elegibilidade, uma mudança de administrador, todas são modificações materiais que exigem um SPD atualizado ou um resumo de modificações materiais (SMM) distribuído aos participantes. Para alterações que não reduzam os benefícios, a ERISA permite até 210 dias após o encerramento do ano do plano.
Para uma redução material nos serviços ou benefícios cobertos, o prazo é reduzido para 60 dias após a adoção da alteração, de acordo com os regulamentos do DOL em 29 CFR §2520.104b-3. Os exemplos incluem franquias mais altas, categorias de cobertura eliminadas e aumento de copagamentos.
A distinção é importante porque a maioria das renovações de final de ano envolve mudanças de partilha de custos que se enquadram na categoria acelerada. Um empregador que finalize um desenho de plano em novembro com contribuições mais altas para os funcionários e presuma que a janela de 210 dias se aplica já está fora de conformidade.
O que a revisão de final de ano deve cobrir
O exercício prático antes de 1 de Janeiro confirma que o documento do plano reflecte o que o plano está realmente a fazer. Um plano que funciona sob termos diferentes do seu documento escrito não é apenas um problema administrativo numa disputa de sinistros ou numa auditoria do DOL. Geralmente é o documento que rege, e as lacunas entre a operação do plano e a sua documentação tendem a surgir no pior momento possível.
A mesma disciplina se aplica ao resumo de modificação material (SMM). A distribuição de um SPD atualizado dentro do prazo aplicável satisfaz ambos os requisitos ao mesmo tempo, e é por isso que muitos patrocinadores de planos usam a renovação anual como gatilho para uma revisão completa dos documentos, em vez de gerenciar uma pilha contínua de SMMs.
O não fornecimento de um SPD ou documento de plano no prazo de 30 dias após uma solicitação por escrito do participante pode resultar em uma multa de até US$ 110 por dia de acordo com a Seção 502(c)(1) da ERISA, de acordo com os regulamentos do DOL em 29 CFR §2575.502c-1. Documentos ausentes ou desatualizados também estão entre os gatilhos mais comuns para uma auditoria DOL. Nenhuma das penalidades depende de o empregador estar ciente da lacuna. A obrigação de manter os documentos atualizados e produzi-los mediante solicitação é do patrocinador do plano, independentemente de quem administra o plano.
O Artigo de reconciliação COBRA e o prazo de atestado de cláusula de mordaça carregam a mesma lógica de final de ano. Obrigações que parecem pertencer a outra pessoa, até que não pertencem.
