Os empregadores em seis jurisdições dos EUA devem apresentar relatórios de cobertura de saúde às autoridades fiscais estaduais, além dos relatórios federais da ACA. O preenchimento dos Formulários 1094-C e 1095-C junto ao IRS não satisfaz nenhuma dessas obrigações estaduais, e os fornecedores, provedores de folha de pagamento e transportadoras que lidam com relatórios federais da ACA nem sempre coletam os registros estaduais automaticamente.
As seis jurisdições são Califórnia, Distrito de Columbia, Massachusetts, Nova Jersey, Rhode Island e Vermont. Cada um promulgou o seu próprio mandato individual de cobertura de saúde depois que a penalidade do mandato individual federal foi reduzida a zero em 2019. Cinco dos seis exigem relatórios ativos do empregador. Vermont tem um mandato, mas atualmente não impõe nenhuma exigência de apresentação do empregador.
Onde a lacuna tende a aparecer
A falha mais comum, documentada de forma consistente em todos os avisos de conformidade, é um empregador presumir que outra parte administrou a obrigação estatal. Essa suposição geralmente está errada. Uma transportadora que preenche formulários federais junto a uma agência estadual em nome do empregador não cumpre automaticamente o dever de notificação do próprio empregador em todas as jurisdições. Quando o empregador é o responsável final, a falta de apresentação é problema do empregador.
A exposição não é uniforme entre os estados. Massachusetts opera de forma totalmente diferente dos outros: em vez de aceitar os formulários padrão 1095-C, exige o Formulário MA 1099-HC para relatórios de cobertura individual e um formulário separado de Divulgação de Responsabilidade de Seguro de Saúde (HIRD) para relatórios a nível do empregador, ambos enviados através do MassTaxConnect. Um empregador cujo fornecedor da ACA não apoie especificamente os registros de Massachusetts pode não saber que um processo diferente se aplica. A Califórnia impõe uma multa de US$ 50 por indivíduo coberto não informado a tempo. Nova Jersey avalia de forma semelhante US$ 50 por formulário para registros atrasados ou ausentes.
O gatilho é a residência, e não a localização do empregador. Um empregador sediado num estado sem mandato individual ainda adquire obrigações de apresentação de relatórios estaduais no momento em que um funcionário abrangido pelo plano de grupo vive na Califórnia, Nova Jersey, Massachusetts, DC ou Rhode Island. Os requisitos do mandato de cobertura de saúde a nível estatal seguiram um padrão semelhante de expansão incremental, reflectindo a disseminação de programas remunerados de licença familiar e médicaesperando-se que mais estados promulguem mandatos individuais nos próximos anos.
O que precisa acontecer antes do final do ano
Os prazos estaduais de apresentação dos dados do ano de cobertura de 2026 vão do final de janeiro até abril de 2027, com a maioria caindo entre março e abril. Esses prazos são distintos do cronograma federal, e alguns, principalmente os da Califórnia, têm formulários e portais de envio totalmente diferentes. Os empregadores não devem esperar pela temporada W-2 para começar a conciliar as responsabilidades de relatórios estaduais. Os empregadores de Massachusetts enfrentam uma obrigação anterior: o formulário HIRD deve ser preenchido através do MassTaxConnect até 15 de dezembro, antes da abertura da maioria das outras janelas de arquivamento estaduais.
A ação prática é mapear funcionários e indivíduos cobertos por local de trabalho e residência, identificar quais jurisdições de mandato se aplicam, confirmar quem é responsável pela apresentação de cada estado e obter a confirmação por escrito dessa parte antes do início da temporada de apresentação. Quando nenhuma das partes aceitou explicitamente a responsabilidade por um pedido estatal, o empregador assume-a por defeito.
